Dokument digital unterschreiben: welche Wege es gibt und wann sie rechtlich reichen

Vier Wege, ein Dokument digital zu unterschreiben

„Digital unterschreiben“ ist ein Sammelbegriff. Technisch und rechtlich steckt sehr Unterschiedliches dahinter. In der Praxis lassen sich vier Wege unterscheiden:

1. Unterschrift als Bild einfügen: eine eingescannte oder gezeichnete Unterschrift wird in ein PDF gesetzt. Schnell, aber ohne jeden Nachweis, wer sie wann eingefügt hat.
2. Bestätigung per E-Mail oder Klick: der Empfänger antwortet „einverstanden“ oder klickt einen Button. Das ist bereits eine einfache elektronische Signatur, belegt aber nur, dass jemand Zugriff auf das Postfach hatte.
3. Signatur-Plattform mit Nachweisprotokoll: ein Dienst versendet das Dokument per Link, der Unterzeichner unterschreibt am Bildschirm, der Dienst protokolliert Zeitpunkt, technische Merkmale und eine Prüfsumme des Dokuments. So arbeitet CertOrigin.
4. Qualifizierte elektronische Signatur (QES): der Unterzeichner wird vorher sicher identifiziert, etwa per Ausweis-Video oder Online-Ausweis, und signiert über einen qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter. Nur sie ist der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt.

Welche Stufe der eIDAS-Verordnung diese Wege jeweils erreichen, erklärt der Ratgeber SES, AES und QES.

Welche Form braucht Ihr Dokument?

Die entscheidende Frage ist nicht „digital oder Papier“, sondern: Schreibt das Gesetz oder der Vertrag eine bestimmte Form vor? Das deutsche Recht kennt dafür vier Stufen.

• Formfrei – der Normalfall. Kauf-, Werk-, Dienst- und die meisten Lieferverträge, Angebote, Auftragsbestätigungen, Freigaben und Protokolle. Hier genügt jede Form der Zustimmung; die digitale Unterschrift dient vor allem dem Beweis.
• Textform (§ 126b BGB) – eine lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger, in der die Person des Erklärenden genannt ist. Eine Unterschrift ist gar nicht nötig. Beispiel: Gewerbemietverträge über mehr als ein Jahr müssen seit der Neufassung von § 578 BGB in Textform geschlossen werden, sonst gelten sie als auf unbestimmte Zeit geschlossen.
• Schriftform (§ 126 BGB) – eigenhändige Namensunterschrift auf Papier. Sie kann durch die elektronische Form ersetzt werden, wenn das Gesetz nichts anderes bestimmt (§ 126 Abs. 3 BGB). Die elektronische Form verlangt nach § 126a BGB den Namen des Ausstellers und eine qualifizierte elektronische Signatur. Beispiel: die Kündigung eines Wohnraummietvertrags (§ 568 BGB).
• Notarielle Beurkundung – etwa beim Grundstückskauf (§ 311b BGB). Hier hilft keine Signatur-App.

Ausdrücklich ausgeschlossen ist die elektronische Form unter anderem bei der Kündigung und dem Auflösungsvertrag eines Arbeitsverhältnisses (§ 623 BGB), bei der Bürgschaftserklärung (§ 766 BGB) sowie beim Schuldversprechen und Schuldanerkenntnis (§§ 780, 781 BGB). Diese Dokumente müssen weiterhin auf Papier unterschrieben werden.

Haben die Parteien die Schriftform nur vertraglich vereinbart, ist das Gesetz großzügiger: Nach § 127 Abs. 2 und 3 BGB genügt im Zweifel die telekommunikative Übermittlung beziehungsweise eine andere als die qualifizierte elektronische Signatur – solange kein anderer Wille anzunehmen ist.

So läuft eine digitale Unterschrift mit CertOrigin ab

1. PDF hochladen und Felder setzen: Sie laden das fertige Dokument hoch und platzieren die Unterschriftsfelder per Klick, auch für mehrere Unterzeichner.
2. Link versenden: Jeder Unterzeichner erhält per E-Mail einen eigenen Link. Ein Konto oder eine App braucht er nicht.
3. Unterschreiben: Der Empfänger öffnet das Dokument im Browser und unterschreibt. Festgehalten werden ein serverseitiger Zeitstempel, die IP-Adresse und – nur wenn der Unterzeichner die Standortabfrage im Browser freigibt – die GPS-Position. Lehnt jemand ab, wird der Absender benachrichtigt.
4. Dokument mit Zertifikat zurückbekommen: Das fertige PDF kommt mit einem Zertifikat, auf dem die SHA-256-Prüfsumme des Dokuments steht, und einem QR-Code zu einer öffentlichen Prüfseite ohne Login.

CertOrigin ist nach Angabe des Anbieters auf das Niveau einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur (AES) nach Art. 26 eIDAS ausgelegt. Es ist keine qualifizierte elektronische Signatur. Für Dokumente mit gesetzlicher Schriftform oder ausgeschlossener elektronischer Form ist es deshalb nicht das richtige Werkzeug.

Woran Sie einen belastbaren Nachweis erkennen

Bei formfreien Dokumenten entscheidet im Streit nicht die Form, sondern der Beweis: Wer hat unterschrieben, wann, und ist das Dokument seither unverändert? Achten Sie bei jedem Verfahren auf diese Punkte:

• Prüfsumme (Hash): Jede nachträgliche Änderung am Dokument muss erkennbar sein.
• Zeitstempel vom Server, nicht von der Uhr des Unterzeichner-Geräts.
• Protokoll der Umstände: E-Mail-Adresse, IP-Adresse, Gerät, auf Wunsch Standort.
• Unabhängige Prüfbarkeit: Auch Dritte sollten die Echtheit prüfen können, ohne dem Anbieter blind zu vertrauen.
• Exportierbarkeit: Dokument und Nachweis müssen sich dauerhaft speichern lassen.

Wie Gerichte solche Nachweise würdigen, beschreibt der Ratgeber Beweiswert digitaler Unterschriften. Für Protokolle vor Ort, etwa bei Abnahmen und Übergaben, lohnt der Blick auf Übergabeprotokoll und Bauabnahme digital. Wer nur schnell ein PDF unterschreiben will, findet die Wege im Vergleich unter PDF unterschreiben.

Checkliste vor dem Versand

• Ist das Dokument formfrei, in Textform oder in Schriftform zu schließen? Im Zweifel anwaltlich klären.
• Ist die elektronische Form gesetzlich ausgeschlossen? Dann bleibt nur Papier.
• Ist das PDF final? Nach der Unterschrift macht die Prüfsumme jede Änderung sichtbar.
• Haben alle Unterzeichner eine eigene, richtige E-Mail-Adresse?
• Wird das fertige Dokument mit Zertifikat revisionssicher abgelegt?

Häufige Fragen