PDF unterschreiben: vier Wege am PC und Handy im Vergleich

Die vier Wege im Überblick

1. Ausdrucken, unterschreiben, einscannen

Der klassische Weg funktioniert überall, ist aber umständlich und bringt digital wenig. Das eingescannte Dokument ist nur eine Kopie; das Original mit der eigenhändigen Unterschrift liegt auf Papier. Wo das Gesetz Schriftform verlangt, zählt dieses Original. Für alle anderen Fälle ist der Weg über Drucker und Scanner meist unnötig.

2. Unterschrift im PDF-Programm einfügen

Viele PDF-Reader und die Vorschau-Programme der Betriebssysteme bieten eine Funktion zum Ausfüllen und Unterschreiben: Sie zeichnen Ihre Unterschrift mit Maus, Trackpad oder Finger, fotografieren sie oder laden ein Bild hoch und setzen sie ins Dokument. Das ist kostenlos und schnell.

Rechtlich ist das eine einfache elektronische Signatur. Für formfreie Dokumente kann die Erklärung damit wirksam sein. Als Beweis taugt sie wenig: Das Bild lässt sich in jedes andere Dokument kopieren, es gibt keinen Zeitstempel, keine Angabe, wer es eingefügt hat, und keinen Schutz gegen spätere Änderungen. Für interne Freigaben oder unkritische Formulare reicht das oft – für Verträge mit Streitpotenzial nicht.

3. PDF per Link unterschreiben lassen

Signatur-Dienste drehen den Ablauf um: Sie laden das PDF hoch, legen fest, wer wo unterschreiben soll, und verschicken einen Link. Der Empfänger unterschreibt im Browser, der Dienst protokolliert den Vorgang und versiegelt das Ergebnis. So arbeitet CertOrigin:

• PDF hochladen, Unterschriftsfelder per Klick setzen, auch für mehrere Unterzeichner.
• Empfänger unterschreiben über ihren persönlichen Link – ohne Konto, ohne App, auf Handy, Tablet oder Laptop.
• Festgehalten werden ein serverseitiger Zeitstempel, die IP-Adresse und, nach Freigabe, der GPS-Standort.
• Das fertige PDF kommt mit einem Zertifikat: SHA-256-Prüfsumme, Zeitpunkt und QR-Code zu einer öffentlichen Prüfseite ohne Login.

CertOrigin ist nach Angabe des Anbieters auf das Niveau einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur (AES) nach Art. 26 eIDAS ausgelegt; eine qualifizierte Signatur ist es nicht. Für die meisten Geschäftsdokumente ist das der passende Kompromiss aus Aufwand und Nachweis. Was die einzelnen Nachweise vor Gericht bedeuten, steht im Ratgeber Beweiswert digitaler Unterschriften.

4. Qualifiziert elektronisch signieren

Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist die einzige digitale Unterschrift, die der handschriftlichen rechtlich gleichsteht (Art. 25 Abs. 2 eIDAS) und die gesetzliche Schriftform ersetzt (§ 126a BGB). Dafür muss sich jeder Unterzeichner bei einem qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter identifizieren. Das lohnt sich, wenn das Gesetz Schriftform verlangt; für alltägliche Dokumente ist es meist zu aufwendig. Die Unterschiede erklärt der Ratgeber SES, AES und QES.

PDF unterschreiben am Handy

Unterwegs ist der Link-Weg am bequemsten: Der Unterzeichner tippt auf den Link in der E-Mail, sieht das Dokument und unterschreibt mit dem Finger. Achten Sie darauf, dass das PDF auch auf kleinen Bildschirmen gut lesbar ist, und schicken Sie die finale Fassung – nach der Unterschrift macht die Prüfsumme jede Änderung sichtbar. Für Termine vor Ort, etwa bei Abnahmen, zeigt der Ratgeber Übergabeprotokoll und Bauabnahme digital den Ablauf.

Was kostet es?

Die Unterschriftsfunktion in PDF-Programmen ist häufig kostenlos. Bei CertOrigin sind im Free-Tarif 20 Unterschriften pro Monat kostenlos, inklusive Zertifikat mit QR-Prüfung. Starter kostet 19,99 Euro pro Monat für 40 Unterschriften, Business 49,99 Euro pro Monat für 150 Unterschriften mit eigenem Branding, API-Zugriff und priorisiertem Support; Enterprise gibt es auf Anfrage (Stand: 11.11.2026, maßgeblich sind die Angaben auf certorigin.contracting.green). Eine QES kostet je nach Anbieter pro Signatur oder im Abo.

Ob Ihr Dokument überhaupt digital unterschrieben werden darf, klärt der Ratgeber Dokument digital unterschreiben.

Häufige Fragen