Contracting und Vergaberecht: so schreibt die Kommune Wärmelieferung aus

Welche Vorschriften gelten für die Contracting-Ausschreibung einer Kommune?

Beim Energieliefer-Contracting steht die Lieferung von Wärme im Vordergrund, nicht der Bau der Anlage. Der Leitfaden der Contracting-Initiative Bayern ordnet es deshalb als Dienstleistungsauftrag nach der Vergabeverordnung (VgV) ein. Maßgeblich ist der geschätzte Auftragswert über die gesamte Laufzeit. Bei 10 bis 20 Jahren Wärmelieferung liegt er fast immer über 216.000 €, der EU-Schwelle für Kommunen seit dem 01.01.2026.

Eine Dienstleistungskonzession mit der höheren Schwelle von 5.404.000 € kommt nur in Betracht, wenn das Betriebsrisiko tatsächlich beim Contractor liegt, etwa weil er Wärme an Dritte im Quartier verkauft. Beliefert er nur kommunale Liegenschaften mit gesicherter Abnahme, liegt in der Regel ein öffentlicher Auftrag vor. Diese Abgrenzung sollte die Vergabestelle im Einzelfall prüfen.

Unterhalb der EU-Schwelle gilt das Landesvergaberecht. Das Vergabebeschleunigungsgesetz des Bundes ist seit dem 01.07.2026 in Kraft. Seine neuen Wertgrenzen, etwa für Direktaufträge des Bundes bis 50.000 €, gelten für Kommunen aber nicht automatisch. Entscheidend bleibt, was Ihr Land vorgibt.

Welche Verfahrensart passt: offen, nicht offen oder Verhandlungsverfahren?

Nach § 14 Abs. 2 VgV kann die Kommune frei zwischen offenem und nicht offenem Verfahren wählen. Das Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb ist nur zulässig, wenn ein Fall des § 14 Abs. 3 VgV vorliegt. Die dena weist darauf hin, dass diese Wahl besonders zu begründen und zu dokumentieren ist.

Beim Contracting liegen die Gründe oft vor: Die Kommune beschreibt das Ziel (Wärme in bestimmter Menge und Qualität), nicht die Technik. Die Bieter entwickeln eigene Konzepte, etwa Wärmepumpe, Pellets oder Blockheizkraftwerk. Die Preis- und Vertragsstruktur über viele Jahre ist komplex und muss verhandelt werden.

• Nr. 1: Die Bedürfnisse lassen sich nicht mit verfügbaren Standardlösungen erfüllen.
• Nr. 2: Der Auftrag umfasst konzeptionelle oder innovative Lösungen.
• Nr. 3: Art, Komplexität oder rechtlich-finanzielle Rahmenbedingungen erfordern vorherige Verhandlungen.
• Nr. 4: Die Leistung lässt sich technisch nicht genau genug beschreiben.
• Nr. 5: Ein offenes oder nicht offenes Verfahren hat keine annehmbaren Angebote gebracht.

Funktionale Leistungsbeschreibung: was die Kommune vorgibt

Bei der funktionalen Leistungsbeschreibung legt die Kommune fest, was geliefert werden soll, und lässt offen, wie. Vorgegeben werden etwa Wärmebedarf und Lastgang, Vorlauftemperaturen, Versorgungssicherheit, Reaktionszeiten im Störfall, Laufzeit und Klimaziele. Der Contractor plant die Anlage und trägt das Risiko für deren Funktion.

Wichtig für die Wertung: Lebenszykluskosten und ein CO2-Schattenpreis dürfen nach § 59 VgV berücksichtigt werden, darauf weist die dena-Analyse hin. So gewinnt nicht automatisch der niedrigste Arbeitspreis im ersten Jahr. Die Zuschlagskriterien sollten mit dem Wirtschaftlichkeitsvergleich zusammenpassen.

Realistischer Zeitplan: vom Ratsbeschluss bis zur ersten Wärmelieferung

Wie lange eine Contracting-Vergabe dauert, hängt vom Modell und von der Vorbereitung ab. Der Branchenverband vedec nennt für Energieliefer-Contracting 6 bis 12 Monate bis zum Lieferbeginn. Beim Energiespar-Contracting kann es deutlich länger dauern: Die Gemeinde Neckartenzlingen brauchte laut Staatsanzeiger rund 2,5 Jahre von der Ausschreibung bis zur Umsetzung. Beides sind Beispiele, keine Zusage für Ihr Projekt.

Die folgenden Schritte zeigen einen typischen Ablauf bei Wärmelieferung. Einige Schritte laufen parallel.

1. Bestandsaufnahme: Verbräuche der letzten Jahre, Zustand der Heizung, Lastgang, Gebäudeplanung.
2. Grundsatzbeschluss im Rat, Vorlage siehe Beschlussvorlage Contracting.
3. Wirtschaftlichkeitsvergleich Eigenbau gegen Contracting und Klärung mit der Kommunalaufsicht, siehe Haushaltsrecht.
4. Vergabeunterlagen erstellen: funktionale Leistungsbeschreibung, Vertragsentwurf, Eignungs- und Zuschlagskriterien.
5. EU-Bekanntmachung und Teilnahmewettbewerb: Auswahl geeigneter Bieter.
6. Angebote, Verhandlungsrunden, finale Angebote und Wertung.
7. Zuschlagsbeschluss, Information der Bieter, Wartefrist, Vertragsschluss.
8. Planung, Förderantrag durch den Contractor, Bau und Inbetriebnahme, dann Beginn der Wärmelieferung.

Checkliste: was in die Vergabeunterlagen gehört

Je vollständiger die Unterlagen sind, desto vergleichbarer sind die Angebote und desto kürzer sind die Verhandlungen. Musterdokumente bieten die dena und die Landesenergieagenturen, siehe Contracting-Mustervertrag.

• Verbrauchsdaten (mindestens drei Jahre), Lastgang, Gebäudepläne, Zustand der Bestandsanlage
• Funktionale Leistungsbeschreibung mit Temperaturen, Versorgungssicherheit und Reaktionszeiten
• Vertragsentwurf mit Laufzeit, Preisgleitklausel und Endschaftsregelung
• Preisblatt mit getrenntem Grund-, Arbeits- und gegebenenfalls Messpreis
• Eignungskriterien: Referenzen, Bonität, Störungsdienst
• Zuschlagskriterien mit Gewichtung, gern mit Lebenszykluskosten und CO2-Bewertung
• Regelung zur Förderung: wer beantragt (zum Beispiel der Contractor über KfW 522)
• Zeitplan, Fristen, Ansprechpartner und Ort der Begehung

Und die eigenen Stadtwerke ohne Ausschreibung?

Eine Vergabe ohne Ausschreibung an ein kommunales Unternehmen ist nur als In-house-Vergabe nach § 108 GWB möglich. Dafür müssen enge Voraussetzungen erfüllt sein, unter anderem die Kontrolle wie über eine eigene Dienststelle und mehr als 80 % Tätigkeit für die Auftraggeber. Ob das zutrifft, ist eine Einzelfallprüfung. Mehr dazu unter Stadtwerke oder Contractor.

Für die Kommune spricht im Wettbewerb vieles: Ein Verfahren mit mehreren Bietern zeigt den Marktpreis, und genau das will die Kommunalaufsicht im Wirtschaftlichkeitsvergleich sehen. Beim Wärmeliefer-Contracting baut, finanziert und betreibt der Contractor die Anlage, der Haushalt bleibt ohne Investition, und die Förderung kann der Contractor über KfW 522 selbst beantragen.